合同(tóng)里需要写明与会议相(xiàng)关的各种事项(xiàng),分(fèn)清权利和义(yì)务(wù),从而当出现(xiàn)争议时,法(fǎ)庭(tíng)将按合同中双方意见一致(zhì)的条款,按有利的方式保护利益受损方。
本公司据以(yǐ)往经(jīng)验,现将一般会议合同的内容公布如(rú)下(具体合同(tóng)双方(fāng)另议):
1、房间数目(mù)和房间价格:列明每晚(wǎn)所需房间数和房间价格(gé);
2、免(miǎn)费房间(jiān):注明会议组织人员每晚可免费使用的房间(jiān)数;
3、工(gōng)作间及房(fáng)价:除免(miǎn)费房间外,会议工作人员还(hái)可享受优惠价格的房(fáng)间;
4、套房、贵宾房:本条款需(xū)列(liè)明(míng)具体的房间要求;
5、房(fáng)间位置:应列明各个所订(dìng)房间的具体方位(wèi)和房间档次(cì);
6、平均房价(jià):是根据各种类型房间(jiān)占相(xiàng)同(tóng)百分(fèn)比计(jì)算出来的一个调整(zhěng)后的平均价,适用(yòng)于各类房间(jiān);
7、无转移条款(kuǎn):即(jí)会议(yì)举行期间如遇酒店所订房间(jiān)超(chāo)出实际接待(dài)能力时(shí),不得使会议人(rén)员转(zhuǎn)移其他酒店;
8、入(rù)住及(jí)退房登(dēng)记(jì):登记情况视酒店规定而(ér)定;
9、提(tí)前入住和(hé)推迟退房(fáng): 如果(guǒ)在该(gāi)问(wèn)题上的需(xū)求与酒店规定有所偏(piān)差(chà),则一(yī)定要在(zài)合同中注明;
10、预定(dìng)取(qǔ)消日期(qī):一般(bān)规定为(wéi)预定者(zhě)在计划使用日期之前30天(tiān),这一条(tiáo)双方可以再(zài)协商;
11、会议场所要求:如果会议规模可能出现(xiàn)调整,最好(hǎo)在合同中确定(dìng)一个调整时(shí)间;
12、会议场租:可(kě)以是一个(gè)固定(dìng)价格(gé)也可以根据所订客房(fáng)情况协商;
13、24小时租用:如果是按24小时租用酒店会议室,那(nà)么即(jí)使24小时之内不(bú)用会议室,酒(jiǔ)店也不得使用;
14、会场(chǎng)变动:合(hé)同中注明(míng)预(yù)定的会议室,没(méi)酒店的(de)事先通(tōng)知和会议方的书面同意,已订好的会场不能再有(yǒu)变动;
15、房(fáng)间定金(jīn):合(hé)同中必须注明(míng)预付(fù)定金的具体时(shí)间,合(hé)同中应要求(qiú)酒(jiǔ)店在定(dìng)金预付日期到来时进(jìn)行提(tí)醒;
16、结账(zhàng):谁(shuí)来负责会议方结账(zhàng)事宜(yí),谁有权在账单(dān)上签字,有哪些具体事项,这些问题必须在(zài)合同中说明;
17、餐饮消耗:此条(tiáo)款规定对(duì)于因活动取消或与会(huì)人数不足(zú)而引(yǐn)起的(de)餐饮活动减少,会议方(fāng)应给予酒店一定补偿;
18、仲裁条(tiáo)款(kuǎn):如合(hé)同中有仲裁解决争议的条款,在签订合同(tóng)前,要先决定会议方是倾向(xiàng)使用仲裁手段还是(shì)反对;
19、视(shì)听设备(bèi)租用:明确视听设备(bèi)的种类、品牌、数量、租(zū)用时(shí)间(jiān)、费用;
20、会议物资运抵酒店:在会(huì)议前,会议(yì)所(suǒ)用(yòng)的物资要(yào)运到酒店库房,在合同中应注明库房工作时(shí)间和(hé)酒店政策(cè);
21、电话(huà)附加(jiā)费:尽(jìn)量与酒店协(xié)商,免付电话使用附(fù)加费。协商文件(jiàn)应包括在合同(tóng)中;
22、展品的处理:展品运(yùn)进、运出酒店(diàn)时(shí)间的规定对费用(yòng)开支有很大影响,双(shuāng)方应进行协(xié)商和讨论;
23、最(zuì)低餐饮消费:有些酒店(diàn)的合同上有最低消费这(zhè)一(yī)条款,规定客(kè)人的(de)用餐花费必须达到某一最低金额;
24、安全、防火规定:酒店符合(hé)安全和防火(huǒ)的有关(guān)规定;
25、残疾人保障:合同中特别列明酒店内设施和政(zhèng)策与有关残疾人保障法是相(xiàng)符(fú)的;
26、合同的终止(zhǐ):如(rú)遇第三者(zhě)原因,不可抗力或特殊事件的发生,则允许一方提出(chū)终止合同而(ér)不受违约罚款;
27、免责:双方应同意,对于(yú)一些疏(shū)忽事件和其他一(yī)些不影响会议进行和(hé)偶然突发事件对方不负责(zé)任;
28、订房确认(rèn)报告:如果不写入合同(tóng)中,那么也要在合同中加入订房确(què)认报告这一条款;
备注:保(bǎo)存一(yī)份书面合同;将(jiāng)所有的回复传真(zhēn)或信函(hán)作为书面承诺归档保存。